展示会が終わった直後は、名刺の山を前に「これから全部フォローしなければ」という気持ちになるものです。ですが実際には、通常業務と並行しながら数十件・数百件の名刺に個別対応するのは簡単なことではありません。

業界でもよく言われるように、展示会で獲得した見込み客の多くはフォローされずに放置されています。「フォローしなければ」と思っていても、日々の商談対応に追われるうちに名刺が古くなり、結局そのまま忘れられてしまう——これは多くの企業が抱える共通の課題です。

そこで今回は、展示会フォローを外部の代行会社に任せる「展示会フォロー代行」について、提供される内容・メリット・自社対応との使い分け、そして代行会社を選ぶ際に確認すべきポイントをご紹介します。

展示会フォロー代行でできること

展示会フォロー代行サービスは、会社によって対応範囲は異なりますが、概ね次の3つの業務をカバーしています。

①名刺・アンケートのデータ化 紙の名刺やアンケート用紙の情報を入力し、MA/SFA/CRMに登録できる形に整えます。手作業では数日かかる入力作業を、展示会終了後すぐに進められるのが利点です。

②リードの仕分け(リードクオリフィケーション) 名刺情報やヒアリング内容から、「今すぐ商談化できそうな層」「中長期的に育成すべき層」「可能性が低い層」に分類します。すべてのリードに同じ対応をするのではなく、見込み度に応じて工数の配分を変えるための前提作業です。

③フォローコール・メールの実行 電話やメールによる実際のフォロー活動そのものを代行します。見込み度の高い層には電話でヒアリングを深め、そうでない層にはメールでの継続接触を行うなど、見込み度別に手法を出し分けるのが一般的です。

展示会後のフォローは、いつ・何を・どの順で行うか

展示会後のフォローで差が出るのは、「どれだけ早く、誰に、何を伝えるか」です。名刺を全員に同じ内容で送るより、見込み度で分けて、順番を決めるほうが、少ない工数で、商談につながりやすくなります。

1. 当日のうちに、温度感を分けておく 名刺の交換時に、会話の内容を一言メモしておきます。そのメモをもとに、次の3つの観点で、A・B・Cの3段階に分けます。

• 検討時期(いつ頃、導入を考えているか)

• 課題の明確さ(何に困っているかを、話してくれたか)

• 決裁への関与度(決める立場か、情報収集の担当か)

2. 展示会の直後に、温度感の高い順から連絡する 初動が遅れるほど、相手の記憶は薄れます。当社では、展示会後24時間以内に、フォローコールを行っています。

3. 温度感に合わせて、手段を変える

※A・B・Cの分け方と、手段の出し分けは、商材や展示会の性質によって変わります。一例として、お使いください。

展示会後のフォローメールの書き方

フォローメールの目的は、商品の説明ではなく、「次の一歩」を決めてもらうことです。次の4つの要素を、短くまとめます。

1. お礼と、会ったことの確認: 展示会名、ブースで話した内容を、一言入れます。相手が「あの会社か」と、思い出せるようにします。

2. 相手の関心に合わせた一言: ブースで話した課題に、1〜2行で触れます。

3. 次の一歩を、1つだけ提案: 「15〜30分、オンラインでお話しできませんか」のように、具体的で、小さな提案にします。

4. 日程の候補: 候補日を2〜3つ書くと、返信の手間が減ります。

文例(一部を、貴社の内容に変えてください)

件名: 【展示会名】ご来場のお礼と、〇〇についてのご相談

〇〇様 先日の【展示会名】では、ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。 〇〇についてお話しした際の、「△△」というお悩みが、印象に残っております。 よろしければ、15分ほど、オンラインで状況をお伺いできないでしょうか。 候補日: ○月○日(○)午後、○月○日(○)午前 ご都合が合わない場合は、お知らせください。

「資料を送ります」だけで終わらせず、次の接点を、必ず1つ入れます。

展示会後のフォロー電話の進め方

電話の目的は、売り込みではなく、状況を聞いて、次の接点をつくることです。

電話の流れ(一例)

1. 名乗りと、展示会の言及: 「【展示会名】でお話しさせていただいた、〇〇です」と、会った場所をすぐに伝えます。

2. 相手の都合の確認: 「2〜3分、よろしいでしょうか」と聞きます。

3. 状況のヒアリング: 当日の会話を踏まえ、検討時期、課題、決める立場を、簡単に聞きます。

4. 次の一歩の提案: 商談の日程を提案します。難しければ、資料やメールで、続けて連絡してよいかを確認します。

ここで聞いた内容は、そのまま、A・B・Cの温度感の見直しに使えます。電話がつながらなかった相手には、メールで、フォローを続けます。

人手が足りず、24時間以内の電話が難しい場合は、一部の工程だけを外部に任せる方法もあります。展示会のフォローを含む、準備・当日・追客の支援は、展示会支援のサービスをご覧ください。

代行に向いているケース・自社対応で十分なケース

代行を使うべきかどうかは、相場の料金よりも「自社の状況」で判断するのが実務的です。

• 展示会直後の数日〜数週間、営業が通常商談で手一杯になる → フォロー代行が向いています。初動が遅れるほど商談化率が下がるため、スピードを優先すべき場面です

• 獲得した名刺の数が自社の営業人数で対応しきれない規模 → 全数対応のための一時的な外部リソースとして代行が有効です

• 自社にトークスクリプトやヒアリング項目が確立されている → 自社対応でも一定の質を保てる可能性が高く、まずは自社で試す選択肢もあります

実際の支援現場でよく見られるのは、「展示会直後の1〜2週間だけ代行に任せ、商談化したリードは自社の営業に引き渡す」という使い分けです。代行にすべてを任せきりにするのではなく、「スピードが求められる初期対応」を代行に、「関係構築が必要な本商談」を自社に、という役割分担をすると、両者の強みを活かしやすくなります。

代行会社を選ぶ際に確認すべき3つのポイント

代行会社を比較する際は、料金だけでなく次の点を確認してください。

1. トークスクリプトの設計まで任せられるか(架電だけを代行する会社と、戦略設計から巻き込める会社では成果が変わります)

2. 成果の定義がすり合っているか(「アポイント」が単なる日程確定か、決裁者同席の商談かで実質的な価値が異なります)

3. 即日〜数日以内に着手できる体制か(展示会フォローは着手の早さが商談化率を左右するため、依頼から実働までのリードタイムは重要な判断材料です)

最後に

展示会フォロー代行は、「名刺のデータ化」「リードの仕分け」「フォローコール・メールの実行」という3つの業務を外部に任せられるサービスです。すべてを代行に任せる必要はなく、初動対応だけを代行に任せて本商談は自社で、という使い分けが実務上は機能しやすい形です。

EmpowerXでは、展示会出展の設計支援から、獲得したリードへのお礼連絡・フォローコール・商談化までのインサイドセールス業務を一貫して代行しています。「フォローしなければとは思っているが、人手が足りない」という段階からでも、お気軽にご相談ください。

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