展示会後のフォローメール、返信が来ないのはなぜ？考えられる4つの原因
一斉送信したのに、反応がゼロだったとき
展示会が終わった後、一枚一枚集めた名刺にお礼メールを送ったのに、返信はゼロ。電話をかけても「今は結構です」と冷たく切られてしまう。そんな状況が続くと、「そもそも展示会に出展した意味があったのか」とまで感じてしまうかもしれません。
ですが、返信が来ないことは、必ずしも「相手に興味がなかった」ことを意味するわけではありません。多くの場合、メールの中身や送り方に、いくつかの共通した原因があります。ここでは、返信が来ない主な原因を4つに整理します。
原因①:他社のお礼メールに埋もれている
展示会に参加した来場者には、あなたの会社だけでなく、訪れた他のブースからも一斉にお礼メールが届きます。送るタイミングが遅ければ遅いほど、受信トレイの中で埋もれてしまい、開封すらされない可能性が高くなります。目安は当日中、遅くとも24時間以内です。
原因②:誰宛のメールか分からない定型文になっている
「この度はご来場いただき誠にありがとうございました」から始まり、当日どんな話をしたかに一切触れないメールは、来場者から見ると「一斉配信された定型文」だとすぐに分かってしまいます。数十社から似たようなメールが届く中で、記憶に残るのは、会話の内容に具体的に触れているメールです。
原因③:相手にしてほしい行動が曖昧になっている
「ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください」という一文で締めくくられたメールは、実は返信のハードルを相手に丸投げしている状態です。忙しい来場者が、わざわざ自分から連絡を取ってくれることは多くありません。「〇月〇日か〇日でオンラインMTGはいかがですか」のように、具体的な選択肢を提示する方が、返信率は上がります。
原因④:そもそも見込み度が低い相手だった
展示会で名刺交換した相手の中には、情報収集だけが目的で、具体的な検討段階にない方も一定数含まれます。どれだけ工夫してメールを送っても、この層からの返信率は低くなるのが自然です。全員に同じ熱量でフォローするのではなく、当日の会話内容から見込み度を判断し、優先順位をつけてフォローすることも重要です。
メールだけに頼らない
メールの返信率は、業種や商材によって差はあるものの、決して高い数字にはなりにくいのが実情です。返信がないからといって諦めるのではなく、見込み度の高い相手には電話も組み合わせることで、機会損失を減らせます。メールで反応がなかった相手に、数日後改めて電話でフォローするだけで、商談化につながるケースは少なくありません。
良いフォローメールを書くには、当日の記録が命
そもそも「会話内容に具体的に触れたメール」を書くためには、当日のヒアリング内容が、担当者個人のメモではなく、組織で共有できる形で記録されている必要があります。当日の担当者しか会話の内容を覚えていない状態では、フォローメールを書く段階になって「この人、何を話した相手だっけ」となってしまい、結局は定型文に頼らざるを得なくなります。
展示会前に、名刺交換時のヒアリング項目(課題・検討時期・話した内容のメモ)を統一のフォーマットで残す仕組みを整えておくことが、返信率の高いフォローメールを書くための土台になります。
まとめ:返信が来ないのは「熱意不足」ではない
フォローメールに返信が来ないのは、送り手の熱意や誠実さが足りないからではなく、タイミング・内容の具体性・CTAの明確さ・見込み度の見極めといった、いくつかの改善可能なポイントに原因があることがほとんどです。
とはいえ、名刺交換ごとに個別性の高いメールを、スピーディーに、しかも電話フォローまで組み合わせて実行するのは、片手間でできる作業ではありません。EmpowerXでは、当日のヒアリング内容の記録から、個別フォローメールの作成、電話でのフォローまでを一貫して代行しています。「原因は分かったが、実行するリソースが足りない」という場合は、展示会出展支援サービスもあわせてご検討ください。
