展示会の呼び込みのコツ7選｜声かけから名刺獲得、追客までの進め方
「声をかけても、素通りされてしまう」 「名刺は集まったのに、商談につながらない」
展示会の出展担当者から、こうした悩みをよく伺います。
呼び込みがうまくいかないのは、声のかけ方だけが原因とは限りません。誰に声をかけるのか、どこに立つのか、声をかけたあとに何を聞くのか、名刺をもらったあとにどう動くのか。呼び込みの前後も含めて設計しているかで、結果が変わります。
そこで今回は、展示会の呼び込みのコツを、準備から追客まで、7つにまとめました。ひとつでも参考になれば幸いです。
あわせてお読みください: 展示会代行支援(準備・当日・追客まで一気通貫)
展示会の呼び込みのコツ一覧
呼び込む相手を、先に決める
立ち位置と導線を、決めておく
最初の一声は、売り込みではなく、質問にする
ブースの掲示で、何の会社かが、ひと目で分かるようにする
足を止めた人に、一次ヒアリングをする
名刺をもらったら、その場で温度感を書き込む
会期後の追客を、あらかじめ決めておく
1. 呼び込む相手を、先に決める
結論: 声をかける前に、「どの業種の、どの役職の人か」を決めます。
理由: 誰にでも声をかけると、話が合わない相手に時間を使い、本来話したい相手が通り過ぎてしまいます。展示会では、短い時間にたくさんの人が通ります。相手を決めておけば、胸元の名札や持ち物を見て、声をかけるかを、すぐに判断できます。
具体例:
優先する業種: 「製造業」「小売業」など、自社が最も役に立てる業種
優先する役職: 課題を抱えている担当者と、決める立場の人
コツ:
優先する業種と役職を、スタッフ全員で、紙に書いて共有する
優先度が低い相手にも、聞かれたら丁寧に答える(断らない)
当日、実際に話した相手の傾向を見て、決めた相手を見直す
2. 立ち位置と導線を、決めておく
結論: スタッフの立つ場所と、来場者が歩く流れを、事前に決めます。
理由: 通路に面していても、ブースの入口が分かりにくければ、人は入ってきません。スタッフが入口をふさぐと、来場者は、入りにくく感じます。
具体例:
通路側に立つスタッフと、ブースの中で対応するスタッフを、分ける
ブースの中に入った人を、説明の場所へ、案内する順路を決める
コツ:
入口に、荷物や机を置かない
呼び込み担当、説明担当、名刺を受け取る担当を、分けておく
設営のあとに、来場者の目線で、入口を一度、確かめる
3. 最初の一声は、売り込みではなく、質問にする
結論: 最初の一声は、サービスの説明ではなく、相手が答えやすい質問にします。
理由: いきなり自社の説明を始めると、売り込まれると感じて、足早に離れてしまう人が、少なくありません。短い質問なら、答えるかどうかを、相手が気軽に選べます。
声かけの例(文面の見本です):
「展示会では、どんなテーマをご覧になっていますか?」
「◯◯でお困りのことはありませんか?」(◯◯には、自社が得意な課題を入れる)
コツ:
一声は、短く、はっきり、笑顔で
相手が立ち止まらなかったら、追いかけない
説明は、相手が興味を示したあとから始める
4. ブースの掲示で、何の会社かが、ひと目で分かるようにする
結論: 通路から見て、「何を解決する会社か」が分かる言葉を、大きく掲げます。
理由: 来場者は、たくさんのブースを、短い時間で見ます。会社名だけでは、立ち止まる理由になりません。「どんな課題を解決できるか」が見えると、声をかけられる前から、興味を持つ人が現れます。
具体例:
会社名より、「展示会の名刺を、商談につなげる」のような、解決する課題を大きく書く
資料や配布物の最初にも、同じ言葉を使う
コツ:
掲示の文字は、離れた位置から読めるかを、確認する
一枚に入れる言葉は、1つの課題に絞る
スタッフの一声と、掲示の言葉を、そろえる
5. 足を止めた人に、一次ヒアリングをする
結論: 足を止めた人には、説明の前に、相手の状況を聞きます。
理由: 相手の状況が分からないまま説明すると、関心の薄い話をしてしまいます。課題、検討の時期、決める立場かどうかを聞けば、その場で話の深さを調整できます。会期後の追客でも、この内容が手がかりになります。
聞くことの例:
現在、困っていること(課題)
検討している時期
決める立場にあるかどうか(決裁への関与)
コツ:
質問は、尋問にならないよう、会話の流れで聞く
聞いた内容は、名刺の裏か、専用の用紙に、その場で書く
答えにくそうなら、深追いしない
6. 名刺をもらったら、その場で温度感を書き込む
結論: 名刺には、もらったその場で、A・B・Cのような温度感を書き込みます。
理由: 会期後に名刺を見返しても、誰がどのくらい関心を持っていたかは、思い出せないことがあります。その場で温度感を残しておけば、追客の優先度を、迷わず決められます。
温度感の分け方の例(見本です):
A: 検討時期が近く、課題も明確で、決める立場にも関わっている
B: 課題はあるが、時期や決裁者が、まだ分からない
C: 情報を集めている段階
コツ:
判断の基準を、事前にスタッフ全員で、そろえておく
迷ったら、高いほうではなく、聞いた事実に近いほうをつける
名刺と一緒に、一次ヒアリングの内容を、メモしておく
7. 会期後の追客を、あらかじめ決めておく
結論: 会期後に、いつ、誰が、どの順で連絡するかを、展示会の前に決めておきます。
理由: 展示会が終わると、通常の業務に戻り、追客が後回しになりがちです。連絡が遅れるほど、相手の記憶は薄れます。温度感の高い相手から、早く連絡できるように、順番を決めておきます。
具体例:
翌営業日から、温度感の高い順に、電話やメールで連絡する
当日のヒアリング内容を、連絡の最初の一言に使う
コツ:
連絡のメールの文面を、展示会の前に、用意しておく
温度感別に、連絡の方法を変える(電話、メールなど)
連絡した結果も、記録して、次の展示会に生かす
呼び込みから追客までを、外部に任せる場合
ここまで見てきたとおり、展示会の成果は、呼び込みだけでは決まりません。準備、当日の運営、会期後の追客が、つながっているかで変わります。
EmpowerXの展示会代行支援では、準備から、当日運営、会期後の追客まで、専属チームが一括で対応します。
準備: ターゲットや優先業種・役職の定義、導線や声かけの設計、必要な人員の算定
当日運営: スタッフが来場者に声をかけて一次ヒアリングを行い、名刺を温度感A・B・Cで分類する。配置や導線、トークも、現場で改善する
会期後: 翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客する
準備のみ、当日のみ、追客のみといった、一部だけのご依頼にも対応しています。費用は、支援の範囲、展示会の規模、期間によって異なるため、状況をお聞きして、お見積りします。
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最後に
展示会の呼び込みは、声のかけ方だけでなく、相手を決める準備と、名刺をもらったあとの動きまで含めて、設計するものです。まずは、1の「呼び込む相手を決める」から、取り入れてみてください。展示会が成功するよう、応援しています。
