展示会の営業代行とは?依頼できる範囲と、選び方の5つのポイント

「展示会に出展したいが、社内に人も経験も足りない」 「営業代行と展示会代行、何が違うのだろう」

展示会への出展を考え始めたとき、外部に任せる選択肢が出てきます。ただ、「営業代行」「展示会代行」「運営代行」など、言葉が多く、何を頼めるのかが分かりにくいと感じる人は少なくありません。

そこで今回は、展示会の営業代行とは何か、どこまでを任せられるのか、依頼先を選ぶときのポイントを整理しました。ひとつでも参考になれば幸いです。

あわせてお読みください: 展示会代行支援(準備・当日・追客まで一気通貫)

目次

• 展示会の営業代行とは

• 展示会は、3つの工程に分けて考える

• 展示会代行・運営代行・営業代行の違い

• 依頼先を選ぶ5つのポイント

• 依頼の流れと、期間の目安

• よくある質問

展示会の営業代行とは

展示会の営業代行とは、展示会に出展する企業にかわって、展示会に関わる営業活動を、外部の会社が担うサービスです。

「営業代行」という言葉は、会社によって、指す範囲が違います。次のように、大きく3つに分かれます。

• 展示会当日の、ブースでの対応

• 展示会の前後を含めた、準備から追客までの一連の営業活動

• 設営や、装飾などの、ブースづくり

どこまでを含むかを、依頼する前に、確かめることが大切です。

展示会は、3つの工程に分けて考える

展示会の成果は、次の3つの工程が、つながっているかで決まります。

名刺が集まっても、追客が弱いと、商談になりません。逆に、追客が強くても、当日のヒアリングが浅いと、誰に連絡すべきかが分かりません。3つの工程を、一体で考えることが、成果につながります。

展示会代行・運営代行・営業代行の違い

会社の種類ごとに、得意な範囲が、異なる傾向があります。(以下は、一般的な傾向であり、会社によって違います。)

EmpowerXの展示会代行支援は、3つ目の、準備から追客までを一括で担うサービスです。

依頼先を選ぶ5つのポイント

1. 任せられる範囲に、会期後の追客まで含まれているか

確認すること: 準備、当日運営、追客のうち、どこまでが、含まれているか。

理由: 展示会の成果は、追客まで含めて決まります。当日だけを任せても、会期後の連絡が弱いと、名刺が商談になりません。

コツ:

• 「追客も含む」と書かれていても、具体的な方法(電話、メール)を確かめる

• 追客の期間も、あわせて確かめる

2. 当日のヒアリング内容を、追客に活かせるか

確認すること: 当日聞いた内容が、会期後の連絡に、引き継がれるか。

理由: 当日と追客を別の会社に頼むと、情報が途切れます。同じチームが対応すれば、当日のヒアリング内容を、追客にそのまま活かせます。

EmpowerXでは、当日のヒアリング内容をもとに、検討時期・課題の明確さ・決裁への関与度などから、A・B・Cの温度感をタグ付けし、会期後の追客の優先度を決めています。

コツ:

• 名刺の温度感を、どう分けているかを聞く

• 聞いた内容を、どう記録して共有するかを確かめる

3. 一部だけの依頼にも、対応しているか

確認すること: 準備のみ、当日のみ、追客のみのような、一部の依頼が、できるか。

理由: 社内で、できる部分と、足りない部分は、会社によって違います。必要な工程だけを、切り出して頼めると、無駄が減ります。

EmpowerXの展示会代行支援は、当日のブース運営のみ、会期後の追客のみなど、必要な工程だけを切り出して、依頼できます。一気通貫で依頼すると、当日のヒアリング内容を追客にそのまま活かせるため、商談化率の向上が期待できます。

コツ:

• まず、社内で、できる部分と、足りない部分を、書き出す

• 足りない部分だけを、相談する

4. 体制と、役割分担が、はっきりしているか

確認すること: どんなチームが対応するのか。自社の社員と、代行側のスタッフの役割は、どう分けるのか。

理由: 当日は、短い時間に、たくさんの来場者に対応します。役割があいまいだと、現場で迷います。

EmpowerXでは、専属のSDR/BDRチームが支援し、自社の社員とEmpowerXのスタッフの役割分担も、あわせて設計します。当日のスタッフの人数は、ブースの規模や想定来場者数、獲得目標から、必要な人員を算定してご提案します。

コツ:

• 担当する人の役割(声かけ、ヒアリング、名刺の管理など)を、事前に確かめる

• 当日の指示や、連絡の方法を、決めておく

5. 見積りの出し方と、費用の決まり方が、分かりやすいか

確認すること: 費用が、何によって決まるのか。見積りに、何が含まれているのか。

理由: 金額だけを並べて比べると、含まれる範囲の違いで、判断を誤ります。

EmpowerXでは、支援範囲(準備・当日運営・追客)、展示会の規模、期間によって異なるため、ヒアリングのうえ、お見積りしています。

コツ:

• 見積りに、どの工程が含まれているかを、項目ごとに確かめる

• 費用が変わる条件(期間、規模、範囲)を、聞いておく

依頼の流れと、期間の目安

EmpowerXの展示会代行支援の流れは、次の5段階です。

1. お問い合わせ

2. ヒアリング: 商材、ターゲット、現在の体制、課題を詳しくお聞きし、仮説を立てる

3. ご提案: 支援内容、体制、スケジュール、費用を確認する

4. ご契約: 必要に応じて、NDAを締結する

5. プロジェクト開始

期間の目安:

• 最短2週間ほどで、展示会の受け入れ体制を立ち上げることが可能です(ご要望や体制による)

• 展示会当日の運営は、3日間からご提供しています

• 会期後の追客(コールプラン)は、2カ月を目安にご依頼いただくことが多く、ご要望や体制に応じて、柔軟に対応しています

よくある質問

Q. 展示会に出展するのが初めてでも、依頼できますか? A. 準備の段階から、ご相談ください。ターゲットや優先業種・役職の定義、導線や声かけの設計、必要な人員の算定まで、対応します。

Q. インサイドセールスやマーケティングとの連携も、相談できますか? A. はい、可能です。展示会単体ではなく、展示会後の商談化を含めた、全体の営業・マーケティング戦略も、策定します。

Q. 費用は、どのくらいかかりますか? A. 支援範囲(準備・当日運営・追客)、展示会の規模、期間によって異なるため、ヒアリングのうえ、お見積りしています。

最後に

展示会の営業代行は、言葉が同じでも、任せられる範囲が違います。まずは、自社で、できる部分と、足りない部分を、書き出すことから、始めてみてください。依頼先を選ぶときは、追客までの一貫性を、確かめてください。

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