展示会のお礼メール例文7選｜件名・送るタイミング・温度感別の書き分け
「展示会で名刺は集まったけれど、お礼メールに何を書けばいいのか分からない」 「全員に同じ文面を送っているが、これで商談になるのだろうか」
展示会の担当者から、よく聞く悩みです。
お礼メールは、展示会のあとに最初に送る連絡です。ここで、「誰に」「何を」伝えるかが決まっていないと、定型文の一斉送信になり、相手の記憶に残りません。
そこで今回は、展示会のお礼メールを、温度感別・場面別に、例文7つでまとめました。件名の例、送るタイミング、一斉送信の注意点もあわせて紹介します。ひとつでも参考になれば幸いです。
あわせてお読みください: 展示会代行支援(準備・当日・追客まで一気通貫)
目次
お礼メールを送る前に決めること
例文7選
件名の例
送るタイミング
一斉送信の注意点
お礼メールのあとの動き方
お礼メールを送る前に決めること
1. 名刺を、温度感で分ける
お礼メールの内容は、相手によって変えます。そのために、当日のうちに、名刺へ温度感を書き込んでおきます。
EmpowerXでは、当日のヒアリング内容をもとに、検討時期・課題の明確さ・決裁への関与度などから、A・B・Cの温度感をタグ付けしています。この情報で、会期後の追客の優先度を決めます。
分け方の例(見本です):
A: 検討時期が近く、課題も明確で、決める立場にも関わっている
B: 課題はあるが、時期や決裁者が、まだ分からない
C: 情報を集めている段階
2. 当日のヒアリング内容を、メモしておく
お礼メールの最初の一文に、「当日お聞きした内容」を入れると、定型文に見えません。名刺と一緒に、聞いた課題や、相手の発言を、一行だけでも残します。
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展示会のお礼メール例文7選
(◯◯は、状況に合わせて入れ替えてください。例文は、文面の見本です。)
1. 温度感A: 当日、商談の話ができた相手
使う場面: 課題が明確で、検討時期も近い相手。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】展示会でのご来場のお礼と、◯◯のご相談について
◯◯株式会社
◯◯様
本日は、◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、
ありがとうございました。◯◯(会社名)の◯◯です。
「◯◯(当日聞いた課題)」とのお話が、印象に残っております。
この点について、弊社で支援した進め方を、
30分ほどでご説明できればと考えております。
下記の日程で、ご都合はいかがでしょうか。
・◯月◯日(◯) ◯時〜
・◯月◯日(◯) ◯時〜
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。コツ:
最初の段落に、当日聞いた課題を、そのまま入れる
日程の候補は、2〜3つ、具体的に出す
長い説明は、会ってから話す
2. 温度感B: 課題は聞けたが、時期が決まっていない相手
使う場面: 課題はあるが、すぐに動く状況ではない相手。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】展示会でのお礼と、◯◯に関する資料のご案内
◯◯株式会社
◯◯様
本日は、弊社ブースにお越しいただき、ありがとうございました。
「◯◯(当日聞いた課題)」についてお話しいただいた件に関連して、
弊社の事例資料を、下記のリンクにまとめました。
ご検討の際の参考になれば幸いです。
資料はこちら: [資料のURL]
ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。コツ:
売り込みよりも、相手の課題に近い資料を、1つだけ添える
次の連絡のきっかけ(「◯月頃に、またご連絡します」など)を、一言入れておく
3. 温度感C: 名刺交換のみ・情報収集の段階
使う場面: 当日、ほとんど話せなかった相手。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】◯◯展でのご来場のお礼
◯◯株式会社
◯◯様
本日は、◯◯展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、
ありがとうございました。
弊社は、◯◯(一言で何をしている会社か)を支援しております。
ご関心がありましたら、下記に概要をまとめております。
概要はこちら: [サービスページのURL]
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。コツ:
短く、押しつけない
会社が何をしているかを、一文で伝える
4. 一斉送信用: ブースに立ち寄った全員へ
使う場面: まず、全員に、早めにお礼だけ伝えたいとき。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】◯◯展でのご来場のお礼
◯◯株式会社
◯◯様
本日は、◯◯展の弊社ブースにお越しいただき、
誠にありがとうございました。
展示会でご紹介した内容を、下記にまとめております。
[資料のURL]
個別のご相談も、お気軽にお申し付けください。コツ:
宛名(会社名と氏名)を、差し込めるようにしておく
宛先が他の人に見えないよう、送信方法を確認する(送信前の確認は、次の「一斉送信の注意点」を参照)
一斉送信は、お礼のみにして、個別の提案は、別の連絡にする
5. 既存の取引先へ
使う場面: すでに取引があり、展示会で会った相手。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】展示会でのお礼
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯(会社名)の◯◯です。
本日は、◯◯展の弊社ブースまでお越しいただき、
ありがとうございました。お会いできて嬉しく思います。
今回ご紹介した◯◯について、
貴社でお役に立てる点があれば、お気軽にお声がけください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。コツ:
取引先には、新規の相手と違う文面で、関係性を踏まえる
提案は、控えめにする
6. 後日、資料の送付を約束した相手
使う場面: 当日、「あとで資料を送ります」と伝えた相手。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】ご依頼の資料をお送りします
◯◯株式会社
◯◯様
本日は、◯◯展の弊社ブースにお越しいただき、ありがとうございました。
お約束の資料を、下記にご用意いたしました。
資料はこちら: [資料のURL]
ご覧になって、ご不明な点や、
詳しくお聞きになりたい点がありましたら、
お気軽にご連絡ください。コツ:
約束は、できるだけ早く、翌営業日を目安に果たす
約束した内容(資料の名前)を、本文でも、書いておく
7. 主催者・共同出展者・協力会社へ
使う場面: 展示会の運営に関わった相手への、お礼。
例文:
件名: 【◯◯(会社名)】◯◯展でのお礼
◯◯様
このたびは、◯◯展の運営に、ご尽力いただき、
誠にありがとうございました。
おかげさまで、多くの方にご来場いただけました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。コツ:
簡潔に、早めに送る
具体的に何に感謝しているかを、一言入れる
件名の例
(見本です。◯◯は入れ替えてください。)
【◯◯(会社名)】◯◯展でのご来場のお礼
【◯◯(会社名)】展示会でのお礼と、◯◯のご案内
【◯◯(会社名)】ご依頼の資料をお送りします
◯◯展でのお礼と、◯◯についてのご相談
コツ:
会社名を、最初に入れて、誰からのメールか分かるようにする
「展示会」の名前を入れて、思い出してもらう
長くなりすぎないようにする
送るタイミング
お礼メールは、できるだけ早く、翌営業日を目安に送ります。時間が経つほど、相手の記憶が、薄れるためです。EmpowerXの展示会代行支援でも、翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客しています。
コツ:
展示会の前に、メールの文面を、用意しておく
温度感の高い相手から、先に送る
一斉送信のお礼は、当日か翌営業日に、まとめて送る
一斉送信の注意点
宛先: 他の人のアドレスが見えないように、送信方法を確認する
宛名: 会社名と氏名が、正しく差し込まれているかを、数件、試し送信して確認する
文面: 全員宛てに送る文面に、個別の提案を、入れない
リンク: 資料のURLが、開けるかを、送信前に確認する
メールを送っても返信が来ない相手には、電話が早い
温度感A・Bの相手への電話フォローは、EmpowerXが代行できます。会期後は、温度感別に電話やメールで追客します。追客のみのご依頼にも対応しています。
お礼メールのあとの動き方
お礼メールを送っただけでは、商談にならないことが、多くあります。メールのあとの動きも、あらかじめ決めておくことが大切です。
温度感A: メールのあとに、電話でも連絡する。このタイプの相手には、メールの翌日に電話も入れましょう。
温度感B: 資料を送ったあとに、一定の期間をあけて、再度連絡する
温度感C: 情報提供を、続ける
EmpowerXの展示会代行支援では、準備、当日運営、会期後の追客まで、専属チームが一括で対応します。当日のヒアリング内容を、追客にそのまま活かせるのが特長です。準備のみ、当日のみ、追客のみといった、一部だけのご依頼にも対応しています。費用は、支援の範囲、展示会の規模、期間によって異なるため、状況をお聞きして、お見積りします。
展示会代行支援の詳細を見る まずは無料で相談する 資料3点セットをダウンロードする
最後に
展示会のお礼メールは、「早く」「相手に合わせて」「次の動きにつなげて」送ることが大切です。まずは、名刺の温度感を、当日のうちに分けることから、始めてみてください。展示会が、商談につながるよう、応援しています。
