展示会後のフォローコールの進め方6ステップ｜電話・メールの使い分けと例文

「展示会で集めた名刺が、そのままになっている」 「お礼メールは送ったが、そのあと何をすればよいか分からない」

展示会の成果は、会期が終わってからの動きで、大きく変わります。名刺をいくら集めても、フォローをしなければ、商談は生まれません。

そこで今回は、展示会後のフォローを、6つのステップで整理しました。電話とメールの使い分けや、フォロー電話のトーク例も紹介します。ひとつでも参考になれば幸いです。

あわせてお読みください: 展示会代行支援(準備・当日・追客まで一気通貫)

展示会後のフォロー6ステップ

1. 名刺を、温度感で分ける

2. 翌営業日に、お礼メールを送る

3. 温度感の高い相手に、電話をかける

4. 温度感に応じて、次の連絡を決める

5. 温度感の低い相手には、情報提供を続ける

6. 結果を記録して、次の展示会に生かす

1. 名刺を、温度感で分ける

やること: 名刺を、温度感A・B・Cに分けます。

理由: 全員に同じ連絡をすると、本当に会うべき相手への連絡が、遅れます。優先度を決めるために、まず分けます。

EmpowerXでは、当日のヒアリング内容をもとに、検討時期・課題の明確さ・決裁への関与度などから、A・B・Cの温度感をタグ付けしています。

分け方の例(見本です):

• A: 検討時期が近く、課題も明確で、決める立場にも関わっている

• B: 課題はあるが、時期や決裁者が、まだ分からない

• C: 情報を集めている段階

コツ:

• 分けるのは、当日か、遅くとも翌営業日までに

• 基準を、チーム全員でそろえておく

• 聞いた内容(課題、時期、相手の発言)を、名刺と一緒に残す

2. 翌営業日に、お礼メールを送る

やること: 全員に、お礼のメールを送ります。

理由: 時間が経つほど、相手の記憶は薄れます。EmpowerXの展示会代行支援でも、翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客しています。

具体例: 温度感に合わせた例文は、展示会のお礼メール例文7選で紹介しています。

コツ:

• 温度感の高い相手には、個別の文面で、当日の話に触れる

• 一斉送信は、お礼だけにとどめる

• 送る前に、宛名とリンクを確認する

3. 温度感の高い相手に、電話をかける

やること: 温度感Aの相手には、メールに加えて、電話でも連絡します。

理由: メールは、読まれないことがあります。電話なら、相手の反応を、その場で確かめられます。

フォロー電話のトーク例(見本です):

(受付に)
◯◯(会社名)の◯◯と申します。
先日の◯◯展でお会いした、◯◯様に、
お礼のご連絡でお電話しました。お取り次ぎいただけますか。

(本人に)
◯◯様、先日は展示会で、弊社のブースにお立ち寄りいただき、
ありがとうございました。◯◯(会社名)の◯◯です。
今、1〜2分、よろしいでしょうか。

当日、「◯◯(聞いた課題)」とお話しされていたのが、
印象に残っておりまして、その後の状況をお聞きしたくて、
お電話しました。

(状況を聞く)
(相手の状況に合わせて)
それでは、一度、30分ほどで、
弊社の進め方をご説明させていただけますか。
◯月◯日か、◯月◯日は、いかがでしょうか。

コツ:

• 最初に、展示会で会ったことを伝え、思い出してもらう

• 電話の目的を、短く伝える(お礼、その後の状況の確認)

• 不在なら、伝言を残し、メールでも一言添える

4. 温度感に応じて、次の連絡を決める

やること: 電話やメールの反応をもとに、次の連絡の時期と方法を、決めます。

理由: 反応がなかった相手に、同じ連絡を続けても、成果は出にくくなります。反応に応じて、動き方を変えます。

次の動きの例(見本です):

コツ:

• 次の連絡の日を、その場で決めて、記録する

• 連絡の回数に、上限を決めておく(しつこくならないように)

• 相手の状況が変わったときに、連絡できる関係を残す

5. 温度感の低い相手には、情報提供を続ける

やること: 温度感Cの相手には、売り込みではなく、役に立つ情報を、届けます。

理由: 今は検討していない相手も、状況が変われば、必要になります。そのときに、思い出してもらえる関係を、保ちます。

具体例:

• 事例や、お役立ち資料の案内

• セミナーや、ウェビナーの案内

コツ:

• 頻度は、多くしすぎない

• 配信を止めたい人が、止められるようにしておく

6. 結果を記録して、次の展示会に生かす

やること: 誰に、いつ、何をして、どんな反応だったかを、記録します。

理由: 記録がなければ、どの動きが商談につながったか、分かりません。次の展示会で、同じ失敗を繰り返さないために、振り返ります。

記録する項目の例:

• 名刺の温度感(A・B・C)

• 連絡した日と、方法(メール、電話)

• 相手の反応

• 商談の有無

コツ:

• 入力が負担にならないよう、項目は、少なくする

• 展示会ごとに、振り返りの時間を決める

会期後のフォローを、外部に任せる場合

フォローは、会期後の通常業務と重なり、後回しになりがちです。EmpowerXの展示会代行支援では、準備、当日運営、会期後の追客まで、専属チームが一括で対応します。

• 当日運営: スタッフが来場者に声をかけて一次ヒアリングを行い、名刺を温度感A・B・Cで分類する

• 会期後: 翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客する

• 会期後の追客(コールプラン)は、2カ月を目安にご依頼いただくことが多く、ご要望や体制に応じて、柔軟に対応しています

準備のみ、当日のみ、追客のみといった、一部だけのご依頼にも対応しています。一気通貫でご依頼いただくと、当日のヒアリング内容を、追客にそのまま活かせます。費用は、支援の範囲、展示会の規模、期間によって異なるため、状況をお聞きして、お見積りします。

会期後のフォローコール(フォロー電話)を、外部に任せる方法は、フォローコール代行と呼ばれることがあります。EmpowerXの展示会代行支援では、準備、当日、会期後の追客までを、一貫して支援しています。

最後に

展示会後のフォローは、「分ける」「早く動く」「記録する」の3つが基本です。まずは、名刺を温度感で分けることから、始めてみてください。展示会が、商談につながるよう、応援しています。