展示会出展の準備チェックリスト7項目｜決めること・用意するもの・当日までの流れ
展示会のお礼メール例文7選
「展示会への出展が決まったが、何から手をつければよいか分からない」 「準備の抜けや漏れがないか、不安だ」
初めての展示会では、準備すべきことが多く、順番も見えにくいものです。ブースや配布物の準備に追われて、「誰に、何を伝えるのか」が決まらないまま、当日を迎えてしまうことも少なくありません。
そこで今回は、展示会出展の準備を、7つのチェック項目にまとめました。決めること、用意するもの、当日までの流れを、順番に整理しています。ひとつでも参考になれば幸いです。
あわせてお読みください: 展示会代行支援(準備・当日・追客まで一気通貫)
準備のチェック7項目
出展の目的と目標を決める
ターゲットを決める
当日の人員と役割を決める
ブースと配布物を用意する
声かけとヒアリングを設計する
名刺の管理方法を決める
会期後の追客を計画する
1. 出展の目的と目標を決める
やること: 何のために出展するのかを一文で書き、商談の件数など、数えられる目標を置きます。
理由: 目的が決まっていないと、ブースも、声かけも、配布物も、判断の基準がなくなります。
具体例(見本です):
目的: 新しいサービスの商談を作る
目標: 商談の件数 ◯件(数字は、自社の状況に合わせて入れる)
コツ:
目的は、1つに絞る
目標は、出口の商談件数から逆算して置く
詳しい決め方は、展示会に出展する目的と目標の決め方5ステップで紹介しています
チェック:
目的を、一文で書いた
目標の数字を、チームで共有した
2. ターゲットを決める
やること: 優先して話したい業種と役職を決めます。
理由: 誰にでも声をかけると、話が合わない相手に時間を使い、本来話したい相手が通り過ぎてしまいます。
EmpowerXの展示会代行支援でも、準備の段階で、ターゲットや優先する業種・役職を定義しています。
具体例(見本です):
優先する業種: 自社が最も役に立てる業種
優先する役職: 課題を抱えている担当者と、決める立場の人
コツ:
優先度の低い相手にも、聞かれたら丁寧に答える
当日の様子を見て、ターゲットを見直す余地を残す
チェック:
優先する業種と役職を、紙に書いた
スタッフ全員が、同じ内容を見られる
3. 当日の人員と役割を決める
やること: 当日に必要な人数を見積もり、一人ひとりの役割を決めます。
理由: 人数が足りないと、足を止めた来場者に対応できません。役割が決まっていないと、現場で迷います。
EmpowerXでは、ブースの規模、想定来場者数、獲得目標から、必要な人員を算定して提案しています。自社の社員と、EmpowerXのスタッフの役割分担も、あわせて設計します。
具体例(見本です):
声をかける人
ブースの中で説明する人
名刺を受け取り、温度感を記録する人
全体を見て、交代や休憩を調整する人
コツ:
立っている人ではなく、役割で人数を数える
休憩の交代も、計画に入れる
チェック:
必要な人数を、目標から見積もった
役割ごとに、担当者を決めた
4. ブースと配布物を用意する
やること: ブースのレイアウト、掲示、配布物を用意します。
理由: 通路から見て、何の会社かが、ひと目で分かるかどうかで、足を止める人が変わります。
用意するものの例(見本です):
掲示物: 解決できる課題を、大きく書いた看板やパネル
資料: 説明用の資料と、持ち帰り用の資料
ノベルティ: 渡すものがある場合
名刺、名札、筆記用具、予備の電源など
コツ:
会社名より、解決できる課題を、大きく掲げる
入口に荷物や机を置かず、入りやすくしておく
設営のあとに、来場者の目線で、入口を一度確かめる
チェック:
通路から、何の会社か分かる
資料の数を、多めに用意した
5. 声かけとヒアリングを設計する
やること: 最初の一声と、足を止めた人に聞くことを、決めておきます。
理由: 声かけとヒアリングは、当日の成果を、最も左右します。その場で考えると、人によって、ばらつきが出ます。
EmpowerXの展示会代行支援でも、準備の段階で、導線や声かけを設計しています。
具体例(見本です):
最初の一声: 売り込みではなく、答えやすい質問にする
一次ヒアリングで聞くこと: 現在の課題、検討している時期、決める立場にあるか
コツ:
聞いた内容は、その場で名刺や用紙に書く
声かけの練習を、事前に一度、行っておく
声かけについては、展示会の呼び込みのコツ7選で紹介しています
チェック:
最初の一声の例を、チームで決めた
聞くことを、紙にまとめた
6. 名刺の管理方法を決める
やること: 集めた名刺に、温度感を書き込むルールと、保管の方法を決めます。
理由: 会期後に名刺を見返しても、誰がどのくらい関心を持っていたかは、思い出せないことがあります。その場で温度感を残しておけば、追客の優先度を、迷わず決められます。
EmpowerXでは、当日のヒアリング内容をもとに、検討時期・課題の明確さ・決裁への関与度などから、A・B・Cの温度感をタグ付けしています。
具体例(見本です):
A: 検討時期が近く、課題も明確で、決める立場にも関わっている
B: 課題はあるが、時期や決裁者が、まだ分からない
C: 情報を集めている段階
コツ:
判断の基準を、スタッフ全員で、そろえておく
名刺と一緒に、聞いた内容を、メモしておく
チェック:
温度感の分け方を、決めた
名刺を入れる場所と、記録の方法を、決めた
7. 会期後の追客を計画する
やること: 会期後に、いつ、誰が、どの順で連絡するかを、展示会の前に決めます。
理由: 展示会が終わると、通常の業務に戻り、追客が後回しになりがちです。連絡が遅れるほど、相手の記憶は薄れます。
EmpowerXの展示会代行支援では、翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客しています。
具体例(見本です):
お礼メールの文面を、事前に用意する
温度感の高い相手には、電話でも連絡する
コツ:
連絡の担当者を、展示会の前に、決めておく
お礼メールについては、展示会のお礼メール例文7選、追客については、展示会後のフォローの進め方6ステップで紹介しています
チェック:
追客の担当者を、決めた
お礼メールの文面を、用意した
準備のチェックリスト(まとめ)
目的を一文で書き、目標の数字を置いた
優先する業種と役職を決めた
当日の人数と、役割を決めた
ブース、掲示、配布物を用意した
最初の一声と、ヒアリングの内容を決めた
名刺の温度感の分け方と、管理方法を決めた
会期後の追客の担当者と、文面を決めた
準備を、外部に任せる場合
準備は、通常の業務と並行して進めるため、負担が大きくなりがちです。EmpowerXの展示会代行支援では、準備、当日運営、会期後の追客まで、専属チームが一括で対応します。
準備: ターゲットや優先業種・役職の定義、導線や声かけの設計、必要な人員の算定
当日運営: 一次ヒアリング、名刺の温度感A・B・Cの分類、配置や導線、トークの現場での改善
会期後: 翌営業日から、温度感別に、電話やメールで追客
最短2週間ほどで、展示会の受け入れ体制を立ち上げることが可能です(ご要望や体制による)。準備のみ、当日のみ、追客のみといった、一部だけのご依頼にも対応しています。費用は、支援の範囲、展示会の規模、期間によって異なるため、状況をお聞きして、お見積りします。
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最後に
展示会の準備は、ブースや配布物よりも先に、目的とターゲットを決めることが大切です。まずは、1の「目的と目標」から、取り組んでみてください。展示会が、成果につながるよう、応援しています。
